Referenzbericht Eisen-Schmid GmbH & Co. KG

Branchenlösung unitop ERP Software Industrie auf Basis von Microsoft Dynamics NAV beim Stahlhandelsunternehmen Eisen-Schmid GmbH & Co. KG Die Eisen-Schmid GmbH & Co. KG in Hausach ist eines der führenden mittelständischen Stahlhandelsunternehmen im Süden von Deutschland. Zum Angebot gehören Qualitätsstahl, Stab- und Blankstahl, Spezialstähle, Beton- und Werkzeugstahl, Edelstahl, Rohre und Bleche, Formstahl, Träger und Baustahlmatten. Die Abnehmer kommen aus den verschiedensten Branchen. Die Bauindustrie und der Betonstahlbau gehören ebenso dazu wie die Automobilindustrie. Eisen-Schmid ist zum Beispiel Zulieferer für VW, Audi, Daimler-Chrysler und BMW. Eine qualifizierte Beratung bei technischen und produktspezifischen Fragen sowie der unternehmenseigene Fachhandel für Heim- und Handwerker und das CNC-Bearbeitungszentrum zum Sägen und Anfassen von Kurzstücken sind die weiteren Markenzeichen von Eisen-Schmid.

»Die Stärke von Microsoft Dynamics NAV ist, dass sie einfach und intuitiv aufgebaut ist. Die Nutzer finden sich daher schnell zurecht.«
Bernd Mik, Prokurist und Projektleiter IT bei der Eisen-Schmid GmbH & Co. KG in Hausach

Um den steigenden Anforderungen der Industrie an den Datenaustausch gerecht zu werden, machte sich die Geschäftsführung bereits im Jahr 2003 auf die Suche nach einer modernen ERP-Software. Die bange Frage, ob bei der Wahl des neuen Systems die unternehmensinternen Prozesse neu definiert werden müssen, stellte sich nur kurze Zeit: „Als RIB Cosinus Microsoft Dynamics NAV das erste Mal vorgeführt hatte, war sie beantwortet“, betont Bernd Mik, Prokurist und IT-Projektleiter bei Eisen-Schmid, rückblickend. Denn rund 70 Prozent der bestehenden Prozesse konnten standardmäßig abgebildet werden. Bei den unternehmensspezifischen Abläufen konnte RIB Cosinus die enorme Flexibilität von Microsoft Dynamics NAV ausspielen, die es erlaubt, die ERP Software individuell an Kundenbedürfnisse anzupassen.

Im Herbst 2003 hatte das Unternehmen zusammen mit RIB Cosinus das Projekt aufgesetzt und Anfang 2004 fiel bereits der Startschuss für die Einführung der Branchenlösung unitop ERP Industrie auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV. Dabei bewährte sich die Empfehlung von RIB Cosinus, den Übergang sanft zu vollziehen: Die bestehende Software wurde zunächst auf einer neuen Hardware installiert, gleichzeitig begann die Testphase mit der neuen Lösung. Das erleichterte den Mitarbeitern den Übergang ins neue Zeitalter.

„Nachdem die Mitarbeiter zunächst nur in den gleichen Masken gearbeitet hatten, ist der Umgang mit Microsoft Dynamics NAV inzwischen zur Selbstverständlichkeit geworden“, sagt Geschäftsführer Michael Waidele. Für ihn ist das ein eindeutiges Indiz für die Qualität der Lösung. „Die Stärke der ERP-Software ist, dass sie einfach und intuitiv aufgebaut ist. Die Anwender finden sich daher schnell zurecht“, fügt Bernd Mik hinzu. Deswegen war es auch kein Zufall, dass Eisen-Schmid die Nutzungsmöglichkeiten der ERP-Software in den vergangenen Jahren systematisch ausbaute. Bei den weiteren Projekten standen dabei immer folgende strategische Ziele von Eisen-Schmid im Vordergrund: ein schneller, papierloser und fehlerfreier Daten- und Informationsaustausch mit Kunden, Lieferanten und im Unternehmen selbst, Vermeidung von Medienbrüchen und eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsprozesse. Damit verbunden war das Ziel, Kosten zu senken und die Personalressourcen effizienter einsetzen zu können.

Im Jahr 2019 wurde die alte Microsoft Dynamics NAV Version durch die neue ERP Branchenlösung unitop ERP Metallverarbeitung abgelöst und modernisiert. Durch das Upgrade konnten nun einige Prozesse im Bereich Lager, Vertrieb und Einkauf optimiert werden.

DATENAUSTAUSCH
Hohe Priorität beim weiteren Ausbau hatte die Integration der gesamten Prozesskette mit den Auftraggebern und Lieferanten in Microsoft Dynamics NAV. Die Lösung dafür hatte RIB Cosinus mit dem selbst entwickelten VDA-Modul parat. Alle Geschäftspartner übermitteln ihre Aufträge und Lieferabrufe via EDI nach VDA-Standard direkt ins System. In umgekehrter Richtung gelangen etwa Versandavise direkt in die Systeme der Geschäftspartner. Für den reibungslosen Fluss der Daten in die unterschiedlichen Systeme sorgt der BizTalk Server von Microsoft, den RIB Cosinus als Hosting-Partner betreibt. „Investitionen in teure Server und Konverter sowie deren aufwendige Pflege sind uns somit erspart geblieben“, sagt Bernd Mik. „Wenn wir mit Geschäftspartnern Daten elektronisch austauschen wollen, genügt ein Anruf bei RIB Cosinus und der erweiterte Dokumentenaustausch läuft.“ Weitgehend papierlos laufen inzwischen auch die Geschäftsprozesse im hauseigenen Heim- und Handwerkerfachmarkt. RIB Cosinus hat dazu eine Kassenlösung entwickelt, die komplett in die ERP-Software integriert ist. Alle wichtigen Vorgänge wie Barverkauf, Kauf mit Kreditkarte, Gutscheine und Lieferscheine können damit bearbeitet werden. Auch die Bestellungen der Waren werden inzwischen elektronisch über das Portal NexMart abgewickelt. Dabei konvertiert der BizTalk-Server alle Microsoft Dynamics NAV-Bestellungen in NexMart-Bestellungen.

DOUMENTENMANAGEMENTSYSTEM
Eine zentrale Rolle bei Eisen-Schmid spielt die lückenlose Dokumentation aller Geschäftsprozesse. Die Einbindung des vorhandenen Dokumentenmanagementsystems Easy-Archiv in Microsoft Dynamics NAV hatte auch oberste Priorität. Alle Dokumente wie Lieferscheine, Werkstattaufträge, Lohnabrechnungen und Auswertungen fließen automatisch ins elektronische Archiv. Eingehende Rechnungen werden gescannt und den betreffenden Buchungssätzen beigefügt. Die Anbindung aller weiteren Module an Easy-Archiv gehört zum Pflichtprogramm bei Eisen-Schmid.

PERSONALMANAGEMENT
Im Personalbereich wurde ein in Microsoft Dynamics NAV integriertes spezielles Fehlzeitenprogramm entwickelt. Dabei werden Urlaube, Krankheiten, Fehlzeiten und Schulungen nur noch elektronisch erfasst, dokumentiert und archiviert. Beispiel: Will ein Mitarbeiter Urlaub nehmen, ruft er das Programm auf, füllt die Antragsmaske aus und sendet das elektronische Formular an seinen Vorgesetzten, der den Antrag auf dem gleichen Wege genehmigt oder ablehnt. Gleichzeitig werden alle Daten an die angebundene Lohn- und Gehaltssoftware weitergeleitet. Insgesamt konnte Eisen-Schmid damit die Ressourcen von mehreren Arbeitskräften einsparen, die nun für weitaus effizientere Arbeiten wie z. B. Pflegen des Kundenmanagements (CRM) eingesetzt werden. Für die Personalzeiterfassung plant das Unternehmen mittelfristig die Einführung von Tempras. Das Modul ist Bestandteil der integrierten Informationsverarbeitung innerhalb von Microsoft Dynamics NAV.

QUALITÄTSMANAGEMENT
Da Eisen-Schmid als zertifizierter Anbieter alle Qualitätsnachweise dokumentieren und archivieren muss, wurden im Bearbeitungszentrum die digitalen Messmittel an die CAQ-Lösung der Firma iqs Software GmbH an Microsoft Dynamics NAV angebunden. RIB Cosinus erstellte dafür in Zusammenarbeit mit iqs eine Schnittstelle zur SQL-Datenbank. Damit können nun die Prozess- und Messdaten von Fertigungsaufträgen erfasst und statistisch nach den Qualitätsvorgaben der Automobilindustrie ausgewertet und archiviert werden.

Referenzbericht der Eisen-Schmid GmbH & Co. KG.