Referenzbericht Medentika GmbH
ERP-Software mit Biss
Gleitender Einstieg in Microsoft Dynamics NAV bei der Medentika GmbH
Die Medentika GmbH mit Sitz im nordbadischen Hügelsheim hat sich seit der Gründung im Jahr 2005 als außergewöhnlich erfolgreiche Adresse bei der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb zahntechnischer Produkte etabliert. Das Unternehmen, das sich auf die Dental-Implantatologie spezialisiert hat, ist einer der führenden Anbieter kompatibler Aufbauten (Abutments) für alle gängigen Implantatsysteme. Abnehmer der Produkte sind Dentallabore, Zahnarztpraxen und Kliniken.
Die Erfolgsgeschichte des Teams um den Firmengründer und Geschäftsführer Jürgen Kälber ist aber noch lange nicht zu Ende. Denn die Produkte von Medentika gelten in Sachen Qualität und Zuverlässigkeit als führend auf dem Markt. Hinzu kommt das hervorragende Preis-Leistungsverhältnis, das für einen zusätzlichen Vorsprung im Wettbewerb gesorgt hat. Medentika hat darüber hinaus in den vergangenen Jahren nicht nur die Variantenvielfalt bei den aus Titan hergestellten Abutments deutlich erhöht. Über die im Jahr 2008 gegründete Tochtergesellschaft Medentika Implantat GmbH bietet das Unternehmen auch ein eigenes Implantatsystem mit den entsprechenden Aufbauten an
Im Jahr 2007 begann Medentika mit der ERP-Software Microsoft Dynamics NAV Release 3.7 auf Basis des klassischen Clients. Aber anders als bei vielen anderen Unternehmen, die bei NAV auf einen Schlag mit einem typischen Echtstart einsteigen, verlief die Einführung der professionellen ERP-Lösung im Betrieb in gleitenden Schritten. Das hängt mit der Geschichte des Unternehmens zusammen. Denn der Medizintechnikhersteller ging als Abspaltung aus einem anderen Unternehmen hervor, bei dem als einziges Modul von Microsoft Dynamics NAV die Debitorenbuchhaltung im Einsatz war. Die gesamte Buchhaltung lief über eine Steuerberatungsgesellschaft. Im Jahr 2011 erfolgte ein Update auf das Release NAV 2009.
Start mit fünf Lizenzen
Auf dieser Basis startete Medentika mit fünf Lizenzen für das ERP-Softwaremodul. Alle betrieblichen Prozesse wie Artikelverwaltung, Auftragsannahme, Vergabe von Fertigungsaufträgen an die Produzenten von Medentika, die Lagerhaltung oder die Warenwirtschaft wurden zunächst händisch erledigt. Da das Unternehmen mit derzeit 30 Mitarbeitern aber rasch wuchs, stiess Medentika mit dieser Form des Managements schnell an Grenzen. „Der Bedarf, die gesamte ERP-Struktur zu erneuern, entwickelte sich plötzlich sehr schnell“, erinnert sich Dr. Rolf Kittmann, damals Projektleiter bei der RIB Cosinus GmbH. In mehreren Sitzungen zwischen dem Unternehmen und den IT-Experten von RIB Cosinus wurde ein Projektplan zum Einstieg in Microsoft Dynamics NAV Branchenlösung für die Medizintechnik entwickelt. Dazu stellte Medentika eine federführende vierköpfige Projektgruppezusammen: „Es ist einfach wichtig, dass alle Bereiche eines Unternehmens bei einem solchen Projekt vertreten sind, da es im Vorfeld darum geht, möglichst genau zu wissen, was bei einer solchen Umstellung beachtet werden muss “, betont Daniela Blick, Projektleiterin bei Medentika. Eine Konsequenz des Projekts war, dass das Unternehmen alle Prozesse auf den Prüfstand stellte und die betrieblichen Abläufe mit Hilfe eines Beraters an die Anforderungen des weiteren Wachstums ausrichtete.
Vorteil von NAV – der modulare Aufbau
Als großer Vorteil bei der Umsetzung erwies sich der modulare Aufbau von Microsoft Dynamics NAV. Deswegen konnten die einzelnen Funktionen schrittweise nach Prioritäten eingeführt werden. Eine der dringendsten Aufgaben war dabei die Automatisierung aller Abläufe vom Auftragseingang bis zum Versand. Dazu gehörte auch, dass mit jedem Auftrag gleichzeitig auch ein Fertigungsauftrag an den zuständigen Lieferanten elektronisch übergeben wird. Ein wichtiger Bereich war ferner die Verwaltung der Artikel, deren Anzahl mit dem Wachstum enorm zugenommen hatte. Auf NAV wurden auch der Einkauf mit seiner Anforderung an eine Just-in-time-Lieferung sowie die Warenwirtschaft umgestellt. Für die Kommunikation mit Lieferanten und Bestellern wurde eine Kontaktverwaltung eingeführt, die bei eingehenden Telefonanrufen sofort alle verfügbaren Daten des Anrufenden auf den Bildschirm stellt.
Extra-Tools integriert
Außerdem haben die IT-Experten von RIB Cosinus für Medentika zwei Extra-Tools in NAV integriert: zum einen die Chargen- und Serienverwaltung. Dieses Modul sorgt dafür, dass alle Artikel miteinem Barcode – dem in der Medizintechnik eingeführten Standardcode HBIC – etikettiert und verpackt werden. Damit können Aufträge nicht nur schneller und zuverlässiger abgewickelt werden, sondern alle Chargen bei Rückverfolgungen auchnachvollzogen werden. Beim zweiten Extra-Tool handelt es sich um eine Provisionsverwaltung, da Medentika im Vertrieb mit einem selbst entwickelten Provisionssystem für Handelsvertreter arbeitet. Parallel zur Einführung fanden kontinuierliche Schulungen der Key-User statt. Sie waren besonders wichtig, da die Mitarbeiter im täglichen Geschäft mit ihren Aufgaben stark beansprucht waren. „Für uns waren diese Inhouse-Schulungen deswegen so wertvoll, weil sie auf unsere spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten waren“, betont Daniela Blick. Inzwischen sind aus den anfänglich fünf Lizenzen 25 geworden. Ein weiterer Meilenstein war die Entscheidung, die gesamte ausgelagerte Buchhaltung in Eigenregie zu übernehmen. Diese Entscheidung wurde im Jahre 2012 im Rahmen eines weiteren großen Projekts mit der Einführung der NAV-Finanzbuchhaltung umgesetzt.
Neue Projekte in Aussicht
Die Medentika GmbH hat die Grundlage für eine Modernisierung ihrer ERP-Struktur und damit für weiteres Firmenwachstum geschaffen. Am Ende des Weges ist man aber noch nicht angelangt. Denn mit Einführung der Finanzbuchhaltung bieten sich auch weitere Optionen. Dazu gehören ein professionelles Controlling- und Reportingsystem, mit dem die betriebswirtschaftlichen Daten umfassend ausgewertet werden können, sowie die Einführung einer Kostenstellenrechnung. Vielfältige Einsatzmöglichkeiten bietet auch das Marketingmodul von NAV, das bei der Betreuung der Kunden wertvolle Dienste leistet. Wichtig wird auch die Anbindung des Webshops, der über eine Schnittstelle mit NAV verknüpft ist. Mit Microsoft Dynamics NAV ist die Medentika GmbH für weiteres Wachstum also bestens vorbereitet.
Referenzbericht der Medentika GmbH.
