Referenzbericht STV Schweizerischen Turnverband

Seit dem 1. Januar 2011 ist die Branchenlösung Verbände auf Basis von Microsoft Dynamics NAV beim Schweizerischen Turnverband, dem größten Sportverband in der Schweiz, im Einsatz.

Der Schweizerische Turnverband (STV) hat 400.000 Mitglieder. Der Organisation gehören 30 Kantonal- und Regionalturnverbände sowie 3.500 lokale Turnvereine an. Die Verbandsführung besteht aus einem siebenköpfigen Zentralvorstand, die operative Arbeit leistet unter Leitung eines Geschäftsführers ein 40-köpfiger Mitarbeiterstab in der Geschäftsstelle in Aarau. Zur Aufgabe des Verbands gehören unter anderem die Förderung des Spitzen- und Breitensports, die Organisation großer Sportveranstaltungen, die Verwaltung der Mitgliederdaten sowie die Organisation von Aus- und Weiterbildungsprogrammen.

"Die Verbandslösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV ist unsere vollumfängliche Unternehmenssoftware zur Steuerung aller Prozesse. Im Zentrum steht die Verwaltung der Adressdaten. Darum herum gruppieren sich alle Abteilungen." Oliver Widmer, Leiter Ressort IT-Services beim STV und im Projekt zuständig für Umsetzung, Koordination und technische Verantwortung.

Dieses vielfältige und anspruchsvolle Aufgabenspektrum in einer großen und komplexen Organisation lässt sich nur mit einer professionellen ERP-Software bewältigen. Der STV hat daher seit dem 1. Januar 2011 die Verbandslösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV im Einsatz. Vor diesem Datum beherrschte eine bunte Software-Welt die betrieblichen Abläufe beim STV. "Es war die klassische Situation wie in vielen Unternehmen und Organisationen: Für jeden Aufgabenbereich gab es eine Insellösung", sagt Christof Mayer, Projektleiter bei der RIB Cosinus AG. So wurden die Mitgliederdaten seit 2002 in der Vereins- und Verbandsadministration, einer webbasierten Datenbank, gepflegt, auf die alle Vereine sowie der Verband zugriffen.

Die Vielfalt der eingesetzten Lösungen führte bei der Verbandsführung zu einem Umdenkungsprozess: "Im Laufe der Zeit wurden bei einigen Programmen Schwachstellen bei deren Handhabung festgestellt, weil sie den neuesten technischen Möglichkeiten nicht mehr entsprachen und somit den Anforderungen nicht mehr zufriedenstellend genügten", begründet Oliver Widmer, IT Verantwortlicher beim STV, die Suche nach einer anderen Lösung.

Für den Auswahlprozess des neuen ERP-Systems hatte die Verbandsspitze ein klares Profil erstellt. Mit der neuen Software sollte nicht nur die Mitgliederdatenbank zentral verwaltet und gepflegt werden können. Sie sollte es auch gleichzeitig ermöglichen, dass die Vereine vor Ort ihre Daten in den eigenen Datenbanken weiter pflegen und problemlos auf die neue Datenbank zugreifen können. Mit der neuen Software sollten außerdem alle wesentlichen Aufgaben gesteuert werden können wie Sportveranstaltungen und Kongresse, das Aus- und Weiterbildungsprogramm mit 400 Kursen, alle Verwaltungsaufgaben wie die Organisation von Sitzungen, Spesenzahlungen, Verwaltung von Lizenzen, Ausrüstung der ehrenamtlichen Helfer, das Marketing und vieles mehr. Hinzu kam ein weiteres wichtiges Kriterium: Die neue Software sollte so flexibel sein, dass sie über Schnittstellen problemlos mit einigen Softwarelösungen verknüpft werden konnte, die weiter genutzt werden sollten.

Nach einer ersten Präsentation von neun Bewerbern nahm das Projektteam vier Anbieter in die engere Wahl. Und dabei machte die RIB Cosinus AG mit der Verbandslösung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV das Rennen. Das Luzerner IT-Dienstleistungshaus konnte mehrere Trümpfe in die Waagschale werfen: die enge Verzahnung mit der Microsoft-Welt, die Investitionssicherheit mit dem Microsoft-Konzern im Rücken, der modulare Aufbau von Microsoft Dynamics NAV sowie die Möglichkeit, die ERP-Software flexibel über Schnittstellen mit anderen Programm zu verknüpfen, und last but not least die große Erfahrung von RIB Cosinus bei der Implementierung von Softwarelösungen bei Verbandsorganisationen.

Anfang 2010 fiel der Startschuss für das Projekt und die Erstellung der Pflichtenhefte. Im Mittelpunkt stand dabei Microsoft Dynamics NAV: "Die ERP-Software ist unsere vollumfängliche Lösung zur Steuerung aller Prozesse im Unternehmen", betont Oliver Widmer. Denn eine der wichtigsten Aufgaben war die Überführung der Mitgliederdaten in die neue Datenbank und die Anbindung aller Abteilungen, die bis dahin oft mit eigenen Lösungen gearbeitet hatten, an das neue System. Zweiter wichtiger Punkt war die Integration der Softwarelösungen, die auch weiter genutzt werden sollten.

Auch die Vorgabe, dass die Vereine ihre Adressdaten weiterhin online in die neue Datenbank einpflegen können, wurde umgesetzt. Dazu wurde die Lösung Anveo Web Desk mit einer direkten Integration in Navision gewählt, in der die Vereine Reports, Adresslisten, Etiketten und vieles mehr erstellen können. Auch STV-Contest, eine Eigenentwicklung des Verbands, wurde über eine Schnittstelle mit NAV verbunden. Mit dieser Software können sich Turner für Wettkämpfe anmelden und dabei auf Daten aus Navision zurückgreifen.

Seit dem 1. Januar 2011 arbeitet die Geschäftsstelle des STV nun mit der Verbandslösung. "Eine saubere Planung, eine intensive Auseinandersetzung mit dem Projekt bei Erstellung der Pflichtenhefte und genügend Zeit für Tests sind die wichtigsten Faktoren bei der Einführung einer neuen ERP-Software", betont Oliver Widmer. Auch eine intensive Kommunikation mit den Mitarbeitern sei unbedingt erforderlich. "Gerade bei uns war es wichtig, weil es früher kein Gesamtsystem gab, auf das alle Abteilungen zurückgegriffen haben", erklärt er.

Das Projekt war mit dem Echtstart aber noch nicht abgeschlossen. So mussten noch einige Abstimmungsarbeiten gemacht werden, damit das neue Gesamtsystem entsprechend der Vorstellungen der Mitarbeiter läuft. "Zielvorgabe des Projekts war, dass die Verbandslösung zunächst 80 bis 85 Prozent ihrer Leistung bringt", betont Christof Mayer. Nach Abschluss dieser Arbeiten rechnet der Verband mit erheblichen Kosten- und Zeiteinsparungen bei den laufenden verwaltungstechnischen Aufgaben. Die frei werdenden Kapazitäten will er dann in neuen Aufgabenfeldern einsetzen. Auch für die IT-Abteilung brachte die neue ERP-Software eine erhebliche Entlastung: Denn es muss nur noch ein System für alle Mitarbeiter betreut werden und nicht für jede Abteilung ein anderes. In einem nächsten Schritt wird der STV auch die E-Commerce-Lösung Nav-to-Net einsetzen. Geplant ist, zunächst alle Kurse, Seminare und Lehrgänge mit allen Details über Nav-to-Net auszuschreiben. Mitglieder sollen sich dann online anmelden können und ebenso online bezahlen. Über eine Suchfunktion nach bestimmten Kategorien können Besucher des STV-Portals auch ihre Kurse finden. Des Weiteren werden alle internen Veranstaltungen sowie der jährliche STV-Kongress nach und nach integriert. Und mit der Einrichtung eines Online-Shops für alle STV-Artikel will der Verband neben dem laufenden Verkauf über sein Portal zusätzliche Cross-Selling-Potenziale erschließen.

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